働き方改革、残業規制が叫ばれる世の中。とは言っても明日の資料提出が間に合わない・・という悩みもつきません。毎日の資料作成に追われるビジネスパーソンは時短術が重要になってきます。
特にスピードを左右するのが、エクセル作業ショートカットキーの使い方です。今回はすぐに実践できるショートカットキー10選を紹介します。上司、同僚からアッと驚かれるテクニックを学んでいきましょう。
１．一発でエクセルを起動
まずは一発で起動する方法を紹介します。みなさんランチャー機能をご存知でしょうか 。
「スタート」メニューからエクセルを選び、右クリックで「プロパティ」を選択。「ショートカットキー」欄に任意の文字を登録すれば準備完了です。起動時は「Ctrl」＋「Alt」＋任意の文字を押すだけでサクッと起動できます。
２．コメント機能
資料を作成した後に色んな方にチェックを回すことも多いはず、複数の人でファイルを共有する場合、便利な機能です。
コメントボックスを開く際、多くの人はマウスの右クリックで「コメントの挿入」を選んでいるはず。でも、「Shift」＋「F2」なら一瞬で済み、各行列の記入例などを入れておくのに便利です。
３．セル内でのカーソル移動
文字情報が多いファイルでは案外カーソル移動は面倒な作業です。マウスなしでサクサクこなせば、大幅な時短を実現できます。
例えば、文字列の途中から行頭に移動したいなら、「Home」を押すだけです。逆に行末に飛ぶには「End」を押せば一発です。ただし、複数の段落がある場合、段落トップに飛ぶには「Ctrl」＋「Home」、最後に飛ぶには「Ctrl」＋「End」を押します。
こうしたワザがあれば文章編集の手間を大きく軽減できるため、大幅な時間削減につながります。
４．複数ファイルの切り替え
複数のファイルやアプリケーションを開いていると、何がなんだかわからなくなることもしばしば。同時並行で効率化をするためだったのが本末転倒ですよね。
そこで便利なのがこちらのショートカット、「Ctrl」＋「F6」か「Ctrl」＋「Tab」でパッと切り替え可能。「Alt」＋「Tab」で「Tab」だけを離すと、選択画面が表れ、「Tab」を押すごとに切り替えられます。選択画面が必要ないなら「Alt」＋「Esc」でOKです。
５．画面の移動・サイズ変更
ウェブサイトを見ながら作表するような場合、エクセル画面のサイズを変えたり位置を動かしたりしたくなりますね。マウスで画面の端や隅をドラッグしてもいいのですが、やはりショートカットキーが便利です。
まず画面移動の場合、「Alt」＋「Space」＋「M」を押すと、画面上部に十字の矢印のマークが現れます。次に上下左右キーを押せば、画面の位置を任意に動かせます。
画面サイズを変えたいときは、「Alt」＋「Space」＋「S」を押します。今度は矢印マークが画面の中央に出るので、上下左右キーで自由自在にサイズを変更できます。いずれもファイルが「元のサイズ」のときに有効な操作です。マウスより微調整が利くので、ストレス軽減にも効果絶大。
６．行や列の挿入・削除
作表の際、大半の人がマウスの右クリックで行っている作業ですが、これにも簡単な瞬間ワザがあります。
まず、入力モードを［英数字］にします。次に挿入先の行を選択し「Ctrl」＋「Shift」＋「＋」を押すと、その上に空白の行が挿入されます。列の場合も同様の操作で、選択していた列の左に新規挿入されます。削除の場合は、行でも列でも、消したい箇所を選択して、「Ctrl」＋「－（マイナス）」を押すだけです。
このワザが便利なのは、複数の行や列でも同じ操作が利くことです。例えば、3行挿入したいなら、3行選択してから「Ctrl」＋「Shift」＋「＋」を押せばいい。削除の場合も同様です。
特に複数の行列挿入の場合、マウスの右クリックでは同じ操作を複数回繰り返す羽目になり、結構な手間がかかります。
７．罫線を引く
作表で罫線を引く場合、通常なら、「セルの書式設定」から「罫線」タブを選んで罫線の種類を指定しなくてはならなく面倒ですね。でも、「Ctrl」＋「Shift」＋「6」を押せば、選択していた範囲の外枠を一瞬で引くことができます。削除の場合は、「Ctrl」＋「Shift」＋「_（アンダースコア）」です。
８．目的のセルに移動
エクセル作業で地味に時間を取られます。延々とスクロールダウンしたり矢印キーを連打したりして、イラついた経験を持つ人も多いはず。瞬間的に目的のセルまで移動するワザを紹介します。
まず、現在のカーソル位置からブック内の先頭（A1）までジャンプできるのが「Ctrl」＋「Home」。いったんデータのトップに戻りたいときに使えます。同じ行の先頭に戻りたいなら「Home」だけでOK。
見たいセルの行列がわかっているなら、「Ctrl」＋「G」でジャンプのダイアログを開きます。「参照先」ボックスにセル名を入れて「OK」を押せば、指定のセルに最速でたどり着きます。特に人とやりとりしているときに「Hの85を見て」などと言えて便利です。
９．シートの切り替え
最後に、エクセルのどんな作業でも煩わしいのがシートの切り替え。「Ctrl」＋「PgDn」で右方向に、「Ctrl」＋「PgUp」で左方向に切り替えるワザは意外と知られていません。複数のシートをまたぐ作業に非常に便利です。
まとめ
以上のワザを使いこなすと、1時間以上の時短になります。筋トレのように何度も繰り返して、体に覚えさせることが大事です。
あの人は残業していないのになんであんなに作業が早いのか！職場で噂をされるくらい、上司、同僚に仕事のスピードから圧倒的な差をつけていきましょう。
